Das schlimmste, was dir im Praxisalltag passieren kann, ist der Ausfall deiner IT. Da praktisch alle wichtigen Vorgänge von der ePA bis hin zur Rezeptausstellung über deine IT-Infrastrukturen laufen, wäre ein durchdachter Notfallplan schon eine gute Sache. Wir sagen dir, was du beachten musst.
Datensicherung - 8 Fakten zu DSGVO-konformen Backups
Das musst du über DSGVO-konforme Datensicherungen für dein Business wissen!
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt hohe Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten. Gerade für mittelständische Unternehmen ist es essenziell, diese Vorschriften zu verstehen und umzusetzen, um Bußgelder zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu stärken. Ein zentrales Element hierbei ist die Datensicherung. Im Folgenden findest du 8 entscheidende Aspekte, die du für eine DSGVO-konforme Datensicherung beachten musst.
1. Regelmäßige Backups sind unverzichtbar
Um eine DSGVO-konforme Datensicherung zu gewährleisten, sind regelmäßige Backups unerlässlich. Es ist wichtig, dass alle wichtigen Daten mindestens einmal täglich gesichert werden. Sowohl vollständige als auch inkrementelle Backups sollten durchgeführt werden, um im Falle eines Datenverlusts eine schnelle und vollständige Wiederherstellung zu ermöglichen. Automatisierte Backup-Lösungen können diesen Prozess erheblich vereinfachen. Vergiss dabei nicht, verschiedene Backup-Methoden wie lokale und externe Speicherlösungen zu nutzen. Cloud-Backups bieten zusätzlichen Schutz, da sie geografisch getrennt von deinem Hauptstandort gespeichert werden. Dies schützt deine Daten vor physischen Schäden wie Bränden oder Überschwemmungen.
Du hast keine Zeit und vielleicht auch nicht unbedingt die personellen Kapazitäten, um dich regelmäßig und gründlich um deine Datensicherungen zu kümmern? Kein Problem. Mit unseren Managed Services nehmen wir dir genau diese wichtigen Arbeiten rund um deine IT einfach ab. Wie genau das funktioniert, erfährst du hier in diesem Blogartikel:
2. Warum Datensicherung im Kontext der DSGVO wichtig ist
Datensicherung ist nicht nur eine technische Notwendigkeit, sondern auch eine gesetzliche Verpflichtung. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Regelmäßige und zuverlässige Datensicherung verhindert nicht nur Datenverlust, sondern hilft auch, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und das Vertrauen deiner Kunden zu stärken.
Durch eine gut umgesetzte Datensicherung kannst du die Geschäftskontinuität sicherstellen und im Falle eines Datenverlusts durch technische Probleme, menschliche Fehler oder Cyberangriffe den Betrieb schnell wieder aufnehmen. Außerdem vermeidest du durch die Einhaltung der DSGVO kostspielige Bußgelder.
3. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass du klare Aufbewahrungsfristen für deine Datensicherungen festlegen und einhalten musst. Alte Backups, die keine rechtliche oder betriebliche Relevanz mehr haben, sollten regelmäßig gelöscht werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Erstelle einen detaillierten Datenaufbewahrungsplan, der die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens berücksichtigt. Dieser Plan sollte auch Regelungen für die sichere Vernichtung von Backups beinhalten, um sicherzustellen, dass gelöschte Daten nicht wiederhergestellt werden können.
4. Implementierung strenger Zugriffskontrollen
Nicht jeder Mitarbeiter sollte Zugriff auf die gesicherten Daten haben. Implementiere daher strenge Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Backups zugreifen können. Dies kann durch Benutzerrechte und Rollenverteilung in deinem IT-System erreicht werden. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Zugriffsrechte sind ebenfalls notwendig, um die Sicherheit zu gewährleisten. Verwende Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um den Zugang zu sensiblen Daten weiter abzusichern. MFA stellt sicher, dass selbst wenn ein Passwort kompromittiert wird, ein zusätzlicher Verifikationsschritt erforderlich ist, um Zugang zu erhalten. Dies erhöht die Sicherheit deiner Datensicherungen erheblich.
Apropos "Zugriffskontrolle": Wie sicher ist eigentlich die Firewall in deinem Unternehmen? Oder besser gefragt: Wann hast du das letzte mal deine Firewall auf Sicherheitslücken gecheckt? Und ja, das gehört auch zu deinen Pflichten als Unternehmer. Auch hier haben wir für dich eine ideale Lösung entwickelt. Unsere Managed Firewall ist wie ein gut trainierter Türsteher für das Netzwerk deines Unternehmens. Er sorgt nicht nur dafür, dass keine ungebetenen Gäste in dein Netzwerk gelangen, er sorgt auch im Inneren dafür, dass niemand Bereiche betreten kann, für die er keine Berechtigung hat. Wie genau das funktioniert, kannst du hier nachlesen:
5. Verschlüsselung der gesicherten Daten
Die DSGVO fordert den Schutz personenbezogener Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen. Eine wirksame Methode dafür ist die Verschlüsselung der gesicherten Daten. Durch die Verschlüsselung stellst du sicher, dass im Falle eines unbefugten Zugriffs die Daten unlesbar und somit wertlos für Angreifer sind. Achte darauf, dass sowohl die Übertragung als auch die Speicherung der Backups verschlüsselt erfolgen.
Es gibt verschiedene Verschlüsselungsmethoden wie AES (Advanced Encryption Standard), die als besonders sicher gelten. Verwende starke, komplexe Passwörter und aktualisiere diese regelmäßig, um die Sicherheit weiter zu erhöhen. Die Verschlüsselung sollte nicht nur bei der Speicherung, sondern auch während des Transports der Daten über Netzwerke erfolgen.
6. Detaillierte Dokumentation der Datensicherungsprozesse
Eine lückenlose Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der DSGVO-konformen Datensicherung. Dokumentiere alle Prozesse rund um die Datensicherung, einschließlich der Zeitpunkte der Backups, der verwendeten Technologien, der Aufbewahrungsfristen und der Zugriffskontrollen. Diese Dokumentation ist nicht nur für die Einhaltung der DSGVO notwendig, sondern hilft auch, im Falle eines Audits schnell und schlüssig darlegen zu können, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen wurden.
Führe ein detailliertes Protokollbuch, das alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Datensicherung erfasst. Dies kann helfen, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und Transparenz zu schaffen. Automatisierte Dokumentationssysteme können diesen Prozess erleichtern und sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.
7. Regelmäßige Tests von Datensicherungs- und Wiederherstellungsplänen
Ein Backup ist nur so gut wie seine Wiederherstellungsfähigkeit. Deshalb ist es unerlässlich, regelmäßig Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Datensicherungen im Ernstfall auch tatsächlich wiederhergestellt werden können. Dabei sollten sowohl vollständige Wiederherstellungen als auch Teilszenarien durchgespielt werden. Dokumentiere die Testergebnisse und passe deine Datensicherungsstrategie bei Bedarf an. Regelmäßige Tests helfen nicht nur, die Funktionsfähigkeit der Backups zu überprüfen, sondern auch, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren. Schulungen für die Mitarbeiter, die für die Wiederherstellung verantwortlich sind, stellen sicher, dass im Notfall schnell und effizient gehandelt werden kann.
Was passiert eigentlich, wenn es bei dir durch einen Elementarschaden durch Regenwasser oder Blitzschlag kommt? Wie lange brauchst du, um wieder voll betriebsbereit zu sein? Für diesen Zweck haben wir eine spezielle Disaster-Recovery-Strategie entwickelt, die dich auch bei totalem Datenverlust in kürzester Zeit wieder voll betriebsfähig machen kann. Hier kannst du nachlesen, wie das im Detail funktioniert:
8. Schulung der Mitarbeiter zur Datensicherung
Eine DSGVO-konforme Datensicherung erfordert auch das Engagement deiner Mitarbeiter. Sorge also dafür, dass alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, über die Anforderungen der DSGVO und die Bedeutung der Datensicherung informiert sind. Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen tragen außerdem dazu bei, das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit im Unternehmen zu stärken und Fehler oder Nachlässigkeiten zu vermeiden.
Erstelle ein Schulungsprogramm, das spezifische Szenarien und Best Practices für die Datensicherung behandelt. Dies sollte sowohl theoretische als auch praktische Aspekte abdecken, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das nötige Wissen und die Fähigkeiten haben, um Datensicherungsprozesse effektiv zu unterstützen.
DSGVO - Es muss leider sein!
Die Umsetzung einer DSGVO-konformen Datensicherung ist für mittelständische Unternehmen von großer Bedeutung und auch gesetzlich vorgeschrieben. Wenn du aber die oben genannten Punkte regelmäßig und gründlich umsetzt, kannst du sicherstellen, dass personenbezogene Daten in deinem Unternehmen zuverlässig geschützt sind. So kannst du nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch das Vertrauen deiner Kunden stärken und dein Unternehmen vor den finanziellen und reputativen Schäden eines Datenverlusts bewahren.
Du hast Fragen zur Einhaltung der DSGVO in deinem Unternehmen oder weißt einfach nicht so richtig, wo du anfangen sollst? Dann kontaktiere doch einfach mal unverbindlich unsere DSGVO-Experten bei aptaro in Berlin. Zusammen können wir eine perfekte, DSGVO-konforme Sicherheitsstrategie für dein Unternehmen auf die Beine stellen!
