Die steigende Cyberkriminalität alarmiert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) jährlich. Um diesem Trend entgegenzuwirken, wurde die NIS2-Richtlinie entwickelt.
Deep Work - So gehen Sie gezielt gegen digitale Ablenkungen am Arbeitsplatz vor
Wie oft checken Sie Ihr Handy während Sie Arbeiten?
Weniger Ablenkungen am Arbeitsplatz
Jeder macht es, keiner gibt es wirklich zu: die heutige Arbeitswelt ist voll von digitalen Ablenkungen, besonders seit dem das Smartphone andere Kommunikationskanäle vollkommen obsolet gemacht hat. Von Chatbenachrichtigungen über laute Gespräche bis hin zu Social Media Alerts - Ihr Fokus wird ständig gestört und von Ihrer eigentlichen Arbeit nachhaltig abgelenkt. Neuesten Studien zu Folge werden wir so im Schnitt alle 4 Minuten aus unserem Workflow gerissen. Das reduziert die Effizienz und sorgt nebenbei noch für Unzufriedenheit im Team auf mehreren Ebenen. Das Problem dabei ist, dass durch die fortschreitende Digitalisierung die Grenzen zwischen Arbeit Privat zu verschwimmen drohen. Doch wie kommt nun am besten aus dieser Misere heraus?
Deep Work - Ein Modell zur Effizienzsteigerung
Cal Newport, US-amerikanischer IT-Professor (MIT) und Bestseller-Autor präsentiert eine Lösung für das Dilemma: das Konzept des "Deep Work". Es bezieht sich auf die Fähigkeit, sich intensiv und ohne Ablenkung auf eine Aufgabe zu konzentrieren. In diesem Zustand, oft als "im Flow" beschrieben, werden kognitive Fähigkeiten voll ausgeschöpft und die Arbeitseffizienz erhöht. Die Zusammenhänge sind dabei extrem komplex, weswegen wir hier nur die Grundaussagen des Deep-Work-Modells aufgreifen können.
Umsetzung des Deep Work-Konzepts
Deep Work beinhaltet:
- Praktische Vorbereitung: Die praktische Vorbereitung ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Arbeitsprozesses. Sie beinhaltet das systematische Sammeln von Ressourcen, Werkzeugen und Informationen, die für die erfolgreiche Durchführung einer Aufgabe notwendig sind. Es geht darum, alle physischen und operativen Aspekte zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, um die Arbeit zielgerichtet und fokussiert erfolgreich zu meistern. Dies kann die Organisation von Materialien, die Planung von Zeitabläufen, das Einrichten eines Arbeitsplatzes oder die Kontaktaufnahme mit relevanten Personen umfassen. Eine sorgfältige praktische Vorbereitung minimiert unerwartete Hindernisse und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Ergebnisses.
- Mentale Vorbereitung: Die mentale Vorbereitung ist ebenso essentiell wie die praktische Vorbereitung, sie wird jedoch leider sehr oft unterschätzt. Sie bezieht sich auf die geistige Einstellung und die emotionale Bereitschaft, mit denen man sich einer Herausforderung stellt. Dies kann das Setzen von Zielen, das Visualisieren von Erfolgsszenarien oder das Erlernen von Entspannungstechniken umfassen. Es geht darum, Selbstzweifel zu überwinden, Motivation zu fördern und mentale Barrieren zu durchbrechen. Eine solide mentale Vorbereitung ermöglicht es, mit Druck umzugehen, Fokus zu bewahren und auch in schwierigen Situationen Bestleistungen zu erbringen.
Vorteile von Deep Work
Durch Deep Work können Mitarbeiter:
- Ihre Produktivität steigern.
- Innovativere Lösungen finden.
- Neue Fähigkeiten schneller erlernen.
- Stress reduzieren und Arbeitszufriedenheit erhöhen.
- Ihre Karrierechancen verbessern.
Implementierung von Deep Work in Unternehmen
Unternehmen können Deep Work fördern durch:
- Erhöhen des Bewusstseins und der Schulung zum Konzept.
- Bereitstellen einer flexiblen Arbeitsumgebung.
- Klare Priorisierung und Zeitmanagement-Techniken.
- Festlegung von Kommunikations- und Technologieregeln.
- Vorbildfunktion der Führungskräfte.
Umsetzungs-Hilfe von aptaro
Selbstverständlich gibt es auch von unserer Seite Mittel und Wege, Sie bei der Umsetzung von Deep Work in Ihrem Unternehmen zu unterstützen. Wir haben uns in den letzten Jahren auf den Bereich der Effizienzsteigerung und die Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb von Unternehmen in der Region Berlin/ Brandenburg spezialisiert und können Unternehmen in diesen Punkten unterstützen:
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Gestaltung einer ablenkungsfreien Arbeitsumgebung: Wir können Softwarelösungen bereitstellen, die Benachrichtigungen minimieren, den Zugriff auf ablenkende Websites blockieren und den Fokus auf die primären Arbeitsaufgaben lenken.
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Optimierung der IT-Infrastruktur: Ein reibungsloser und schneller Zugriff auf Daten und Anwendungen kann Ablenkungen und Wartezeiten reduzieren. Wir stellen mit unseren Managed Services sicher, dass Systeme zu jeder Zeit effizient und zuverlässig funktionieren.
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Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Durch die Implementierung von Automatisierungslösungen können sich Mitarbeiter auf komplexere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt Zeit mit routinemäßigen oder wiederkehrenden Aufgaben zu verschwenden.
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Schulung und Sensibilisierung: Wir bieten Schulungen und Workshops an, um Ihr Team über die Vorteile von "Deep Work" aufzuklären und Techniken zur Steigerung der Konzentration und Effizienz vorzustellen.
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Implementierung effektiver Kommunikationstools: Tools oder ganze CRMs, die geordnete und fokussierte Kommunikation ermöglichen, können helfen, den ständigen Informationsfluss und die Flut von E-Mails zu reduzieren. Lösungen wie Projektmanagement-Software oder kollaborative Plattformen wie beispielsweise Microsoft Teams können dazu beitragen, die Kommunikation effizienter und gezielter zu gestalten.
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Bereitstellung sicherer Remote-Arbeitslösungen: Für viele Mitarbeiter kann die Möglichkeit, von zu Hause oder von einem ruhigen Ort aus zu arbeiten, die Konzentration und das Eintauchen in "Deep Work" erleichtern. Wir können Ihnen dafür sichere VPN-Zugänge, Virtual Desktop Infrastructure (VDI) oder andere Remote-Work-Lösungen bereitstellen.
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Regelmäßige Systemüberprüfungen und -updates: Mit unserem "Patch-Management & Monitoring" können wir sicherstellen, dass alle Systeme und Anwendungen stets auf dem neuesten Stand sind, um Unterbrechungen und technische Probleme oder gar Sicherheitslücken zu minimieren.
Wir machen das für Sie!
In den meisten Fällen fällt es den Mitarbeitern kaum selber auf, dass die Arbeitsmoral auf Grund digitaler Ablenkungen immer weiter sinkt. Die schleichende Änderung im Arbeitsverhalten durch steigende Implementierung privater Smartphones und Tablets beispielsweise, macht es fast unmöglich, sich nicht von der ein oder anderen "Privatsache" ablenken zu lassen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie genau ansetzen sollten, um die Effizienz durch Fokussierung zu steigern, fragen Sie uns gerne. Wir können Ihnen mit unserem Knowhow garantiert weiterhelfen.
