Wann ist die eigene IT nicht mehr wirtschaftlich – Wir zeigen dir, wie sich die IT-Kosten für dein Unternehmen in Berlin zusammensetzen

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. Gerade in Berlin spürst du diesen Wandel besonders stark. Deine Konkurrenz investiert in moderne Systeme, während du dich fragst, ob deine IT-Kosten noch im Verhältnis zum Nutzen stehen. Diese Frage beschäftigt viele Geschäftsführer und IT-Verantwortliche in der Region. Das Jahr 2026 bringt dabei neue Herausforderungen mit sich, die du nicht ignorieren kannst. Die Anforderungen an Sicherheit und Compliance steigen kontinuierlich.

Mittelständische Unternehmen in Potsdam und Brandenburg stehen vor einer grundlegenden Entscheidung. Sie müssen abwägen, ob die eigene IT-Abteilung langfristig tragfähig ist. Die IT-Kosten steigen kontinuierlich an, während gleichzeitig die Anforderungen an Sicherheit und Compliance wachsen. aptaro aus Berlin kennt diese Situation aus zahlreichen Beratungsgesprächen mit regionalen Unternehmen. Die Erfahrung zeigt, dass viele Betriebe an einem Wendepunkt stehen.

In diesem Artikel erfährst du, wie sich deine IT-Kosten tatsächlich zusammensetzen. Du lernst die versteckten Kostentreiber kennen und bekommst einen realistischen Überblick über die Alternativen. Dabei geht es nicht darum, dir etwas zu verkaufen. Es geht darum, dir eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu liefern. aptaro begleitet Unternehmen in Berlin, Potsdam und Brandenburg seit Jahren bei genau diesen Fragestellungen.

Wie setzen sich IT-Kosten im Unternehmen zusammen?

Die offensichtlichen Kostenblöcke

Wenn du über deine Ausgaben für die Informationstechnologie nachdenkst, fallen dir wahrscheinlich zuerst die Gehälter deiner IT-Mitarbeiter ein. Das ist nachvollziehbar, denn Personalkosten machen einen erheblichen Anteil aus. In Berlin liegt das durchschnittliche Jahresgehalt eines IT-Administrators bei etwa 55.000 bis 65.000 Euro brutto. Dazu kommen Sozialabgaben, die diesen Betrag um weitere 20 bis 25 Prozent erhöhen. Die Personalkosten sind der größte Einzelposten in deinem IT-Budget und verdienen besondere Aufmerksamkeit bei der Planung.

Hardware-Investitionen bilden den zweiten großen Block deiner IT-Kosten. Server, Netzwerkkomponenten und Arbeitsplatzrechner müssen regelmäßig erneuert werden. Ein mittelständisches Unternehmen in Brandenburg mit 50 Mitarbeitern investiert schnell 30.000 bis 50.000 Euro jährlich allein in Hardware. Diese Ausgaben fallen nicht gleichmäßig an, was die Budgetplanung erschwert. Die IT-Kosten für Hardware sind oft unvorhersehbar.

Software-Lizenzen und Cloud-Abonnements treiben deine IT-Kosten ebenfalls in die Höhe. Microsoft 365, Buchhaltungssoftware, branchenspezifische Anwendungen – die monatlichen Gebühren summieren sich. Unternehmen in Potsdam berichten aptaro regelmäßig von Lizenzkosten zwischen 100 und 200 Euro pro Arbeitsplatz und Monat. Diese laufenden IT-Kosten sind zwar planbar, aber sie wachsen mit jedem neuen Tool.

Die versteckten Kostentreiber

Was viele Unternehmer unterschätzen, sind die indirekten Ausgaben für ihre Informationstechnologie. Ausfallzeiten kosten dich Geld, auch wenn sie in keiner Rechnung auftauchen. Wenn dein Server für einen Tag ausfällt, stehen deine Mitarbeiter still. Ein Unternehmen mit 50 Beschäftigten verliert dabei schnell 10.000 Euro oder mehr an Produktivität. Diese Verluste summieren sich über das Jahr zu beträchtlichen Beträgen.

Weiterbildung und Zertifizierungen deiner IT-Mitarbeiter verursachen ebenfalls erhebliche Ausgaben. Die Technologie entwickelt sich rasant weiter. Deine Administratoren müssen regelmäßig geschult werden, um mit aktuellen Bedrohungen und neuen Systemen Schritt zu halten. Eine einzige Zertifizierung kann mehrere tausend Euro kosten. aptaro empfiehlt Berliner Unternehmen, mindestens 5.000 Euro pro IT-Mitarbeiter und Jahr für Weiterbildung einzuplanen. Ohne kontinuierliche Fortbildung veraltet das Wissen deines Teams schnell.

Opportunitätskosten entstehen, wenn deine IT-Mitarbeiter mit Routineaufgaben beschäftigt sind. Sie können dann keine strategischen Projekte vorantreiben. Diese Form der Ausgaben ist schwer zu beziffern, aber real vorhanden. Unternehmen in Brandenburg verschenken dadurch oft erhebliches Entwicklungspotenzial. Die Zeit, die dein Administrator mit der Behebung immer gleicher Probleme verbringt, fehlt für die Weiterentwicklung deiner Infrastruktur.

Die Total Cost of Ownership: Was deine eigene IT-Abteilung wirklich kostet

Eine realistische Beispielrechnung

Lass uns konkret werden. Stell dir ein Dienstleistungsunternehmen in Berlin mit 80 Mitarbeitern vor. Die Geschäftsführung beschäftigt zwei IT-Administratoren in Vollzeit. Die reinen Personalkosten für diese beiden Stellen belaufen sich auf etwa 160.000 Euro jährlich inklusive aller Nebenkosten. Das klingt zunächst überschaubar. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch, dass diese Summe nur einen Teil der tatsächlichen Ausgaben darstellt.

Zu den Personalkosten kommen die Infrastrukturausgaben hinzu. Das Unternehmen betreibt eigene Server, muss Netzwerkkomponenten warten und Arbeitsplätze ausstatten. aptaro hat bei vergleichbaren Berliner Unternehmen durchschnittliche Ausgaben für Hardware und Infrastruktur von durchschnittlich 60.000 Euro jährlich ermittelt. Darin enthalten sind Abschreibungen und notwendige Ersatzinvestitionen. Alte Geräte müssen regelmäßig ausgetauscht werden, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Software-Lizenzen, Cloud-Dienste und externe Dienstleistungen schlagen mit weiteren 50.000 bis 70.000 Euro zu Buche. Damit landet unser Beispielunternehmen bei jährlichen Gesamtausgaben von mindestens 270.000 Euro. Diese Summe berücksichtigt noch keine außerplanmäßigen Reparaturen oder Sicherheitsvorfälle. Auch Beratungsleistungen für spezielle Projekte sind hier nicht eingerechnet. Die tatsächlichen IT-Kosten liegen in der Praxis oft noch höher.

Die Grenzen einer kleinen IT-Abteilung

Zwei IT-Administratoren können ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitern im Normalbetrieb versorgen. Problematisch wird es bei Urlaub, Krankheit oder Personalfluktuation. In Potsdam und Brandenburg ist der Fachkräftemangel besonders spürbar. Offene IT-Stellen bleiben oft monatelang unbesetzt.

Spezialisiertes Know-how fehlt in kleinen IT-Teams fast immer. Deine Administratoren können nicht gleichzeitig Experten für Netzwerksicherheit, Cloud-Architekturen und Anwendungsentwicklung sein. Bei komplexen Projekten oder Sicherheitsvorfällen müssen externe Spezialisten hinzugezogen werden. Das treibt deine IT-Kosten unplanmäßig in die Höhe.

aptaro beobachtet bei Berliner Unternehmen regelmäßig, dass kleine IT-Teams strukturell überlastet sind. Die Mitarbeiter arbeiten reaktiv statt proaktiv. Sie beheben Probleme, anstatt sie zu verhindern. Diese Situation führt langfristig zu höheren IT-Kosten und geringerer Systemstabilität.

Wann wird die eigene IT unwirtschaftlich?

Die deutlichen Warnsignale

Bestimmte Anzeichen deuten darauf hin, dass deine IT-Kosten außer Kontrolle geraten. Häufige Systemausfälle sind ein erstes Warnsignal. Wenn deine Mitarbeiter regelmäßig nicht arbeiten können, weil Server oder Anwendungen nicht verfügbar sind, stimmt etwas nicht. Diese Ausfälle kosten dich direkt und indirekt Geld. Die IT-Kosten für Notfallreparaturen übersteigen die Ausgaben für präventive Wartung deutlich.

Steigende Reparatur- und Wartungskosten zeigen an, dass deine Infrastruktur veraltet ist. Ein Server, der mehrfach im Jahr ausfällt, verursacht höhere IT-Kosten als ein neues System. Unternehmen in Brandenburg halten oft zu lange an alter Technik fest. aptaro sieht hier regelmäßig Einsparpotenziale durch gezielte Modernisierung. Die IT-Kosten für alte Systeme fressen das Budget auf.

Sicherheitsvorfälle häufen sich, wenn das interne Know-how fehlt. Ein erfolgreicher Ransomware-Angriff kann für ein mittelständisches Unternehmen in Berlin existenzbedrohend sein. Die durchschnittlichen Kosten eines solchen Vorfalls liegen im sechsstelligen Bereich. Deine IT-Kosten explodieren dann schlagartig.

Der Fachkräftemangel als strukturelles Problem

Der IT-Arbeitsmarkt in Berlin ist hart umkämpft. Große Unternehmen und Start-ups bieten Gehälter, mit denen mittelständische Betriebe nicht mithalten können. Wenn dein IT-Administrator kündigt, stehst du vor einem echten Problem. Die Suche nach einem Nachfolger kann Monate dauern.

Während dieser Zeit müssen teure Interimslösungen her. Externe Dienstleister springen ein und berechnen hohe Tagessätze. Deine IT-Kosten steigen deutlich an, ohne dass du einen nachhaltigen Nutzen hast. aptaro kennt diese Situation aus vielen Gesprächen mit Unternehmen in Potsdam und Brandenburg.

Der Fachkräftemangel wird sich 2026 weiter verschärfen. Experten für Cybersecurity, Cloud-Technologien und Compliance sind besonders gefragt. Genau diese Kompetenzen brauchst du aber, um die neuen regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Deine IT-Kosten für qualifiziertes Personal werden absehbar weiter steigen.

NIS2, DSGVO und Compliance: Die regulatorischen IT-Kosten 2026

Das NIS2-Umsetzungsgesetz kommt

Seit Dezember 2025 gilt das NIS2-Umsetzungsgesetz in Deutschland. Für Unternehmen in Berlin bedeutet das konkrete Handlungspflichten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik schätzt, dass allein in der Hauptstadtregion zwischen 1.200 und 1.500 Unternehmen direkt betroffen sind. Dazu kommen zahlreiche Zulieferer und Dienstleister. Die Betroffenheit reicht weit über die klassischen kritischen Infrastrukturen hinaus.

Die neuen Anforderungen betreffen dein Risikomanagement, deine Meldepflichten und deine technischen Schutzmaßnahmen. Du musst nachweisen können, dass deine IT-Sicherheit bestimmten Standards entspricht. Diese Nachweispflicht verursacht zusätzliche IT-Kosten für Dokumentation, Audits und Zertifizierungen.

aptaro begleitet Berliner Unternehmen durch den gesamten NIS2-Prozess. Von der Betroffenheitsprüfung über die Gap-Analyse bis zur Implementierung konkreter Maßnahmen. Ohne externe Unterstützung sind die regulatorischen IT-Kosten für die meisten mittelständischen Betriebe kaum zu bewältigen.

Compliance als dauerhafter Kostenfaktor

NIS2 ist nicht die einzige Regulierung, die deine IT-Kosten beeinflusst. Die DSGVO besteht weiterhin und wird strenger durchgesetzt. Unternehmen in Potsdam und Brandenburg müssen ihre Datenschutzprozesse kontinuierlich überprüfen und anpassen. Das bindet Ressourcen und verursacht laufende Kosten.

Der Cyber Resilience Act der EU kommt ebenfalls auf dich zu. Ab 2027 dürfen vernetzte Produkte nur noch verkauft werden, wenn sie bestimmte Sicherheitsanforderungen erfüllen. Diese Regelung betrifft auch die IT-Systeme, die du in deinem Unternehmen einsetzt. Deine IT-Kosten für Compliance werden in den kommenden Jahren weiter steigen.

Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, der mit diesen Anforderungen verbunden ist. Eine eigene IT-Abteilung mit zwei oder drei Mitarbeitern kann das kaum leisten. aptaro empfiehlt Berliner Mittelständlern, frühzeitig externe Expertise einzubinden. Das reduziert langfristig die IT-Kosten und minimiert rechtliche Risiken.

Cybersecurity-Anforderungen 2026: Warum IT-Sicherheit kein Sparposten sein darf

Die aktuelle Bedrohungslage

Cyberangriffe werden immer raffinierter. Ransomware-Attacken legen ganze Unternehmen lahm und fordern hohe Lösegelder. In Berlin gab es bereits Fälle, in denen mittelständische Betriebe wochenlang nicht arbeiten konnten. Die direkten und indirekten Schäden solcher Vorfälle übersteigen die regulären IT-Kosten bei weitem. Ein einziger erfolgreicher Angriff kann existenzbedrohend sein.

Phishing-Mails sind nach wie vor das Haupteinfallstor für Angreifer. Die Qualität dieser Mails hat sich durch den Einsatz künstlicher Intelligenz deutlich verbessert. Deine Mitarbeiter erkennen gefälschte Nachrichten immer schwerer. Ohne regelmäßige Schulungen und technische Schutzmaßnahmen bist du ein leichtes Ziel. Die Angreifer werden professioneller, und ihre Methoden entwickeln sich ständig weiter.

aptaro sieht bei Unternehmen in Brandenburg regelmäßig veraltete Sicherheitslösungen. Einfache Virenscanner reichen heute nicht mehr aus. Du brauchst mehrstufige Schutzsysteme, die kontinuierlich überwacht werden. Diese Systeme verursachen IT-Kosten, aber sie schützen dich vor deutlich höheren Schäden. Eine Investition in Sicherheit ist immer günstiger als die Bewältigung eines erfolgreichen Angriffs.

Moderne Sicherheitskonzepte und ihre Bedeutung

Zero Trust ist das Sicherheitskonzept der Stunde. Es basiert auf dem Grundsatz, dass keinem Nutzer und keinem Gerät automatisch vertraut wird. Jeder Zugriff wird überprüft und autorisiert. Die Implementierung eines Zero-Trust-Modells erfordert Investitionen in Technologie und Prozesse. Für viele Unternehmen in Potsdam stellt diese Umstellung eine echte Herausforderung dar.

Identity-First Security rückt die digitalen Identitäten in den Mittelpunkt. Angreifer nutzen heute oft legitime Zugangsdaten, um in Systeme einzudringen. Du musst deine Zugangsverwaltung modernisieren und kontinuierlich überwachen. Diese Maßnahmen erhöhen kurzfristig deine IT-Kosten, senken aber das Risiko erfolgreicher Angriffe erheblich.

Managed Security Services bieten eine Alternative zum Aufbau eigener Sicherheitskapazitäten. aptaro übernimmt für Unternehmen in Berlin, Potsdam und Brandenburg die Überwachung und Absicherung ihrer IT-Systeme. Du bekommst professionelle Cyber Security ohne eigenes SOC-Team. Deine IT-Kosten werden planbar, während dein Schutzniveau steigt.

Managed Services als Kostenmodell: Planbare Ausgaben für den Mittelstand

Was kosten Managed Services?

Der Markt für Managed Services ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die Preise liegen typischerweise zwischen 75 und 200 Euro pro Arbeitsplatz und Monat. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern bedeutet das monatliche Ausgaben von 3.750 bis 10.000 Euro. Die genaue Höhe hängt vom Leistungsumfang ab. Umfassendere Pakete mit mehr Sicherheitsleistungen liegen am oberen Ende dieser Spanne.

In diesen Pauschalen sind üblicherweise alle wesentlichen IT-Dienstleistungen enthalten. Monitoring, Wartung, Support, Sicherheitsupdates und oft auch Hardware-Austausch bei Defekten gehören zum Standard. Du bekommst einen festen monatlichen Betrag, mit dem du planen kannst. Überraschende Zusatzkosten fallen in der Regel nicht an. Diese Planbarkeit schätzen besonders die Finanzverantwortlichen in Unternehmen.

aptaro bietet Berliner Unternehmen verschiedene Service-Pakete an. Die Leistungen werden individuell auf deine Anforderungen zugeschnitten. Du zahlst nur für das, was du wirklich brauchst. So bleiben deine IT-Kosten transparent und kontrollierbar. Ein erstes Beratungsgespräch klärt, welches Paket für dein Unternehmen am besten passt.

Der Vergleich mit der eigenen IT-Abteilung

Rechnen wir noch einmal nach. Ein fest angestellter IT-Administrator kostet dich mit Gehalt, Sozialabgaben, Urlaub und Weiterbildung mindestens 70.000 bis 80.000 Euro im Jahr. Das sind 5.800 bis 6.700 Euro pro Monat für eine einzige Person. Und diese Person kann krank werden, kündigen oder schlicht nicht alle Aufgaben abdecken. Das Risiko liegt komplett bei dir als Arbeitgeber.

Für den gleichen Betrag bekommst du bei einem Managed Service Provider ein ganzes Team von Spezialisten. Diese Experten sind rund um die Uhr verfügbar und decken alle relevanten Fachgebiete ab. Deine IT-Kosten sinken oft um 30 bis 40 Prozent im Vergleich zu einer eigenen IT-Abteilung. Gleichzeitig steigt die Qualität der Betreuung durch das gebündelte Know-how.

Unternehmen in Potsdam und Brandenburg profitieren besonders von diesem Modell. Der lokale Fachkräftemangel trifft sie hart. aptaro bietet die Lösung: professionelle IT-Betreuung zu planbaren Ausgaben, ohne die Sorgen einer eigenen Personalverantwortung. Deine IT-Kosten werden zum kalkulierbaren Betriebsaufwand, der sich sauber budgetieren lässt.

Cloud-Transformation und IT-Modernisierung

Wie Cloud-Lösungen deine Ausgaben verändern

Cloud-First-Strategien setzen sich im Mittelstand immer mehr durch. Statt eigene Server zu betreiben, nutzen Unternehmen Rechenleistung und Speicher aus der Cloud. Das verändert die Struktur deiner IT-Kosten grundlegend. Hohe Anfangsinvestitionen entfallen, dafür zahlst du monatliche Nutzungsgebühren. Diese Umstellung erleichtert die Budgetplanung erheblich.

Infrastructure-as-a-Service macht teure Server-Hardware überflüssig. Du buchst Kapazitäten nach Bedarf und passt sie flexibel an. In wachstumsstarken Phasen skalierst du hoch, in ruhigeren Zeiten reduzierst du. Deine Ausgaben folgen dem tatsächlichen Geschäftsverlauf. Das ist besonders für Unternehmen in Potsdam interessant, die saisonalen Schwankungen unterliegen.

aptaro unterstützt Unternehmen in Berlin bei der Migration in die Cloud. Die Experten prüfen, welche Anwendungen sich für die Cloud eignen und welche besser lokal bleiben. So optimierst du deine IT-Kosten, ohne Risiken einzugehen. aptaro kennt die Bedürfnisse regionaler Unternehmen und entwickelt passende Lösungen. Die individuelle Beratung stellt sicher, dass du die richtige Entscheidung triffst.

Investitionen, die sich langfristig auszahlen

Die Erneuerung deiner IT-Infrastruktur ist kein Luxusprojekt. Sie ist eine notwendige Maßnahme, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Veraltete Systeme verursachen auf Dauer höhere IT-Kosten als moderne Lösungen. Ausfälle, Sicherheitslücken und ineffiziente Prozesse summieren sich. Die Investition in neue Technologie rechnet sich oft schneller als erwartet.

Ein strukturiertes Modernisierungsprojekt rechnet sich oft schneller als gedacht. Unternehmen in Brandenburg, die ihre IT mit aptaro modernisiert haben, berichten von spürbar gesunkenen Betriebskosten. Gleichzeitig stieg die Produktivität der Mitarbeiter, weil die Systeme zuverlässiger laufen. Die Zufriedenheit im Team verbessert sich, wenn die Technik funktioniert.

Die IT-Kosten für eine Modernisierung lassen sich gut planen. aptaro erstellt detaillierte Projektpläne mit transparenten Budgets. Du weißt von Anfang an, welche Investitionen auf dich zukommen. Böse Überraschungen bleiben aus, und der Return on Investment lässt sich klar berechnen. Das gibt dir Sicherheit bei der Entscheidung.

Der Hybrid-Ansatz: Eigene IT plus externe Expertise kombinieren

Wann eine Mischstrategie sinnvoll ist

Nicht jedes Unternehmen muss seine IT komplett auslagern. Für manche Betriebe in Berlin ist eine Kombination aus interner IT und externen Managed Services die bessere Lösung. Du behältst einen Ansprechpartner im Haus, der dein Unternehmen kennt. Gleichzeitig holst du dir spezialisierte Expertise von außen. Diese Mischstrategie verbindet die Vorteile beider Welten miteinander.

Diese Mischstrategie eignet sich besonders für Unternehmen mit gewachsenen IT-Strukturen. Dein interner IT-Koordinator kennt die Historie und die besonderen Anforderungen deines Betriebs. Er ist der Vermittler zwischen den Fachabteilungen und dem externen Dienstleister. So bleiben deine IT-Kosten überschaubar, ohne dass du auf internes Know-how verzichten musst. Die Kommunikation läuft reibungsloser, wenn jemand vor Ort die Sprache beider Seiten spricht.

aptaro arbeitet mit vielen Berliner Unternehmen in genau diesem Modell zusammen. Die Managed Services ergänzen die bestehende IT-Abteilung. Spezialisierte Aufgaben wie Cybersecurity oder Cloud-Management übernimmt aptaro. Das interne Team konzentriert sich auf den operativen Support und die direkte Betreuung der Mitarbeiter. Diese Arbeitsteilung funktioniert in der Praxis ausgezeichnet.

Die Rolle des internen IT-Koordinators

Ein interner IT-Koordinator ist kein vollwertiger Administrator. Er braucht kein tiefes technisches Wissen in allen Bereichen. Seine Aufgabe ist es, die Verbindung zwischen dem Unternehmen und dem externen IT-Partner herzustellen. Er kennt die Geschäftsprozesse und kann technische Anforderungen übersetzen. Diese Brückenfunktion ist für den Erfolg des Modells entscheidend wichtig.

Die Ausgaben für einen solchen Koordinator liegen deutlich unter denen für vollwertige IT-Spezialisten. Oft kann diese Rolle sogar von einem Mitarbeiter übernommen werden, der noch andere Aufgaben hat. Du sparst Personalkosten und bekommst trotzdem eine individuelle Betreuung. Der Koordinator stellt sicher, dass die Zusammenarbeit mit dem externen Partner reibungslos funktioniert.

Unternehmen in Potsdam und Brandenburg nutzen dieses Modell erfolgreich. aptaro schult die internen Koordinatoren und bindet sie eng in die Prozesse ein. Die Zusammenarbeit funktioniert reibungslos, weil beide Seiten ihre Stärken einbringen. Deine IT-Kosten bleiben optimiert, und die Qualität der Betreuung ist hoch. Das Feedback der Kunden bestätigt die Wirksamkeit dieses Ansatzes.

Praxisbeispiel: So optimiert ein Berliner Mittelständler seine IT-Kosten

Die Ausgangssituation

Ein Dienstleistungsunternehmen in Berlin-Charlottenburg mit 65 Mitarbeitern stand vor einer typischen Herausforderung. Die eigene IT-Abteilung bestand aus einem Administrator und einem Werkstudenten. Die Systeme liefen, aber es gab regelmäßig Probleme. Ausfälle, lange Reaktionszeiten und wachsende Sicherheitsbedenken belasteten das Tagesgeschäft.

Die IT-Kosten waren intransparent und schwer zu kontrollieren. Neben den Personalkosten kamen immer wieder ungeplante Ausgaben für Hardware-Reparaturen und externe Notfall-Unterstützung hinzu. Die Geschäftsführung wusste nicht genau, wie viel die IT tatsächlich kostet. Eine strukturierte Analyse war überfällig.

aptaro führte zunächst ein IT-Audit durch. Dabei wurden alle Kostenpositionen erfasst und bewertet. Die Gesamtkosten lagen bei etwa 180.000 Euro jährlich. Davon entfielen rund 85.000 Euro auf Personal, 45.000 Euro auf Hardware und Infrastruktur und 50.000 Euro auf Software und externe Dienstleistungen.

Die Lösung und das Ergebnis

Nach dem Audit entschied sich das Unternehmen für ein hybrides Modell. Der vorhandene Administrator blieb als interner IT-Koordinator. Die spezialisierten Aufgaben übernahm aptaro im Rahmen eines Managed-Service-Vertrags. Die Werkstudentenstelle wurde nicht nachbesetzt.

Die neuen IT-Kosten setzen sich anders zusammen. Der interne Koordinator kostet etwa 55.000 Euro jährlich. Der Managed-Service-Vertrag mit aptaro beläuft sich auf 72.000 Euro pro Jahr. Darin enthalten sind Monitoring, Wartung, Support, Cybersecurity und regelmäßige Beratung. Die Gesamtkosten liegen nun bei 127.000 Euro plus Hardware-Investitionen.

Das Unternehmen spart jährlich rund 30.000 Euro an IT-Kosten. Gleichzeitig ist die Verfügbarkeit der Systeme gestiegen. Sicherheitsvorfälle gab es seit der Umstellung keine mehr. Die Mitarbeiter schätzen den schnellen Support durch aptaro. Die Geschäftsführung hat endlich Transparenz über alle IT-Kosten.

Checkliste: In fünf Schritten zur wirtschaftlichen IT-Strategie 2026

Analyse und Bestandsaufnahme

Der erste Schritt ist eine ehrliche Analyse deiner aktuellen IT-Kosten. Erfasse alle Ausgaben, die mit deiner IT zusammenhängen. Personalkosten, Hardware, Software, externe Dienstleister, Schulungen und auch die versteckten Kosten durch Ausfälle. Nur mit einer vollständigen Übersicht kannst du fundierte Entscheidungen treffen.

Prüfe anschließend, ob dein Unternehmen von den neuen Compliance-Anforderungen betroffen ist. NIS2 gilt für viele Branchen und Unternehmensgrößen. aptaro bietet Berliner Unternehmen eine kostenlose Ersteinschätzung an. Du erfährst, welche Pflichten auf dich zukommen und welche IT-Kosten damit verbunden sind.

Identifiziere die Sicherheitslücken in deiner IT-Infrastruktur. Veraltete Systeme, fehlende Backups oder mangelnde Zugriffskontrollen sind typische Schwachstellen. Ein IT-Audit durch aptaro deckt diese Risiken auf. Du bekommst konkrete Empfehlungen, wie du deine IT-Kosten sinnvoll einsetzen kannst.

Strategische Entscheidungen treffen

Auf Basis der Analyse kannst du verschiedene Optionen bewerten. Lohnt sich der Ausbau der eigenen IT-Abteilung? Oder ist die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider wirtschaftlicher? Die Zahlen aus deiner Analyse geben dir eine klare Entscheidungsgrundlage.

Evaluiere die Angebote verschiedener IT-Dienstleister in der Region. Achte nicht nur auf den Preis, sondern auch auf Referenzen, Zertifizierungen und das Service-Level. aptaro ist seit Jahren für Unternehmen in Berlin, Potsdam und Brandenburg tätig. Die Erfahrung mit regionalen Mittelständlern macht sich in der Betreuungsqualität bemerkbar.

Baue eine Partnerschaft mit einem IT-Systemhaus auf, das deine Anforderungen versteht. aptaro nimmt sich Zeit für eine individuelle Beratung. Die Experten entwickeln gemeinsam mit dir eine IT-Strategie, die zu deinem Unternehmen passt. Deine IT-Kosten werden optimiert, ohne dass du Abstriche bei Qualität oder Sicherheit machen musst.

Mit aptaro zu wirtschaftlicher IT in Berlin

Die wichtigsten Erkenntnisse

IT-Kosten sind mehr als die Summe aus Hardware und Gehältern. Versteckte Kostentreiber wie Ausfallzeiten, Weiterbildung und Compliance-Anforderungen machen einen erheblichen Anteil aus. Ohne transparente Erfassung aller Positionen verlierst du schnell den Überblick. Viele Unternehmen in Brandenburg unterschätzen ihre tatsächlichen IT-Kosten deutlich. Eine detaillierte Analyse bringt oft überraschende Erkenntnisse ans Licht.

Die eigene IT-Abteilung wird für mittelständische Unternehmen zunehmend unwirtschaftlich. Der Fachkräftemangel, steigende Sicherheitsanforderungen und regulatorischer Druck überfordern kleine Teams. Managed Services bieten eine Alternative, die IT-Kosten senkt und gleichzeitig die Qualität der Betreuung verbessert. aptaro hat dieses Modell für zahlreiche Berliner Unternehmen erfolgreich umgesetzt.

Das Jahr 2026 bringt mit NIS2 und anderen Regulierungen neue Pflichten. Unternehmen in Potsdam und der gesamten Region müssen jetzt handeln. aptaro begleitet dich durch diesen Prozess und hilft dir, die IT-Kosten für Compliance im Griff zu behalten. Die Experten kennen die Anforderungen und setzen sie pragmatisch um.

Jetzt den nächsten Schritt machen

Du hast jetzt einen umfassenden Überblick über die Zusammensetzung und Optimierung von IT-Kosten. Die Entscheidung, ob du deine IT intern oder extern organisierst, liegt bei dir. Aber sie sollte auf fundierten Zahlen basieren, nicht auf Vermutungen. Eine professionelle Analyse schafft die notwendige Grundlage für diese Entscheidung.

aptaro steht Unternehmen in Berlin, Potsdam und Brandenburg als erfahrener Partner zur Seite. Die Kombination aus Managed Services und Cyber Security macht aptaro zum idealen Begleiter für mittelständische Betriebe. Du bekommst professionelle IT-Betreuung, ohne deine IT-Kosten unkontrolliert steigen zu lassen. Das Team versteht die besonderen Herausforderungen der Region und entwickelt passende Lösungen.

Nutze die Gelegenheit für ein kostenloses Beratungsgespräch mit den Experten von aptaro. Gemeinsam analysiert ihr deine aktuelle Situation und entwickelt eine Strategie für wirtschaftliche IT. Deine IT-Kosten werden transparent, planbar und auf dein Unternehmen zugeschnitten. Der erste Schritt ist ein Anruf oder eine Nachricht an aptaro in Berlin. Die Investition in diese Beratung zahlt sich durch optimierte Strukturen schnell aus.

 

 

 

Häufige Fragen zu IT-Kosten und wirtschaftlicher IT in Berlin

Welche IT-Kosten werden in Unternehmen oft unterschätzt

Häufig unterschätzt werden Ausfallzeiten, Notfallreparaturen, interne Koordination, Opportunitätskosten durch Routinearbeit, sowie Weiterbildung und Zertifizierungen. Diese Kosten tauchen selten als eigener Posten auf, belasten das Budget aber spürbar.

Ab wann ist eine eigene IT-Abteilung wirtschaftlich kritisch

Kritisch wird es, wenn die IT überwiegend reaktiv arbeitet, Systemausfälle zunehmen, Sicherheitsthemen liegen bleiben und Spezialwissen regelmäßig extern eingekauft werden muss. Spätestens wenn Urlaub, Krankheit oder Kündigungen den Betrieb gefährden, ist die Struktur wirtschaftlich riskant.

Wie berechnet man die Total Cost of Ownership der eigenen IT

Zur Total Cost of Ownership zählen Personalkosten inklusive Nebenkosten, Hardware und Abschreibungen, Software und Cloud-Abos, externe Dienstleister, Schulungen, Sicherheitsmaßnahmen sowie produktivitätsbezogene Ausfälle. Erst die Gesamtsicht zeigt, ob die IT tatsächlich wirtschaftlich ist.

Welche Warnsignale zeigen, dass die IT-Kosten außer Kontrolle geraten

Warnsignale sind häufige Störungen, wachsende Wartungs- und Reparaturkosten, lange Reaktionszeiten im Support, Sicherheitsvorfälle oder Beinahe-Vorfälle sowie eine dauerhaft überlastete IT, die keine Zeit für Prävention und Modernisierung hat.

Wie beeinflussen NIS2 und DSGVO die IT-Kosten im Jahr 2026

NIS2 und DSGVO erhöhen den Aufwand für technische und organisatorische Maßnahmen, Dokumentation, Audits und Nachweise. Zusätzlich entstehen Kosten für Prozesse, Monitoring und Meldeketten, weil Sicherheitsvorfälle strukturiert erkannt, bewertet und gemeldet werden müssen.

Warum ist der Fachkräftemangel ein echter Kostentreiber

Wenn qualifizierte IT-Fachkräfte schwer zu finden sind, steigen Gehälter, Recruiting-Kosten und die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Bei Ausfällen oder Kündigungen werden Interimslösungen teuer, und Projekte verzögern sich, was zusätzliche Folgekosten auslöst.

Was ist der Vorteil von Managed Services gegenüber einer eigenen IT

Managed Services liefern planbare monatliche Kosten, definierte Service-Level und Zugriff auf ein Team aus Spezialisten. Monitoring, Updates, Security und Support laufen strukturiert, wodurch Ausfälle sinken und die IT vom Reaktionsmodus in einen stabilen Betriebsmodus wechselt.

Welche Managed-Services-Modelle passen zu mittelständischen Unternehmen

Für viele Betriebe passt ein Komplettbetrieb mit zentralem Support und Security. Alternativ ist ein Hybridmodell sinnvoll, bei dem ein interner IT-Koordinator bleibt und der Dienstleister Spezialthemen wie Cybersecurity, Cloud und Compliance übernimmt.

Wie hilft Cloud-Modernisierung dabei, IT-Kosten zu steuern

Cloud-Modernisierung verschiebt Investitionen von unregelmäßigen Hardware-Ausgaben zu planbaren Nutzungsgebühren. Richtig umgesetzt sinken Ausfallrisiken, Wartungsaufwand und Ersatzinvestitionen, während Skalierung und Standardisierung die Kostenstruktur stabilisieren.

Warum ist aptaro ein sinnvoller Partner für Unternehmen in Berlin

aptaro unterstützt Unternehmen in Berlin, Potsdam und Brandenburg mit Managed Services und Cyber Security. Das Ziel ist eine wirtschaftliche IT mit klaren Zuständigkeiten, planbaren Kosten und einem Sicherheitsniveau, das auch steigenden Compliance-Anforderungen standhält.